Yüksek Performanslı Proje Ekipleri Oluşturmak

Projeler günümüzün organizasyonlarında çalışmanın yeni ve yaygın bir biçimidir. Bir proje ekibinin oluşturulması ve yüksek performansla çalışmasının sağlanması yönetimin temel bir sorunudur. Bu sorunun önemi projelerin özelliklerinden kaynaklanır.

Projeler geçici çalışmalardır. Yani başlangıcı ve bitişi belirlenmiş işlerdir.

Birbirinden farklı bilgi ve becerilere sahip insanların biraraya getirilmesini gerektirir.

Projelerde iş yoğunluğu değişkendir. Zaman zaman yavaşlar, zaman zaman yoğunlaşır ve temposu artar.

Riskler ve belirsizlikler içerir. Bu nedenle, planlanması ve organizasyonu zordur.
Projeler, birbirinden çok farklı işlerin karmaşık bir bütünüdür. Karmaşık ilişkiler gerektirir.
Etkili iletişim ve koordinasyon gerektirir, uyum ve anlayış ortamı ister.
Genellikle zaman, kalite, maliyet ve güvenlik gibi amaçları birbiriyle çelişir.
Sorun çözen, gerektiğinde analitik ve gerektiğinde yaratıcı, özgün ve esnek düşünen elemanlara ihtiyaç duyar.
Diğer taraftan proje elemanlarının da proje yönetimini zorlaştıran bazı özellikleri bulunmaktadır:
Tutum ve davranışları ile genellikle zor insanlardır, az bulunurlar.
Farklılıklarının ve değerlerinin farkındadırlar.
Düzene uymayı ve uyumlu davranmayı sevmezler, özgürlükleri önemlidir.
İçe dönük insanlardır, iletişim becerileri ve ait olma duyguları zayıftır.
Bu tür özelliklere sahip proje elemanlarından yüksek performanslı ekipler oluşturmak gerçek bir yönetim sorunudur. Ancak, projelerin başarısı için bunun sağlanması gerekir.
Ekip oluşturmak, genellikle; tanışma, çatışma, anlaşma ve paylaşma, yüksek performansla çalışma gibi dört aşamada gerçekleşir. Dördüncü aşamaya ulaşan bir ekipte,
Ben-sen ilişkisinden "biz" bilincine ulaşılmıştır.
Açık ve dürüst iletişim sağlanmış, güven ve anlayış ortamı yaratılmıştır.
Ortak sahiplenme duygusu ve birlikte kazanma arzusu yerleşmiştir.
Kişisel güçler birleştirilmiş ve sinerji yaratılmıştır.

Çatışmaları kazan-kazan anlayışı ile çözme alışkanlığı yerleşmiştir.
Yüksek performansla çalışan ekiplerde en belirgin özellik ekip elemanlarının kendilerine, diğerlerine ve liderlerine güven duymalarıdır. Üyelik duygusu, destek ve dayanışma, etkili iletişim, nezaket ve saygı bu ekiplerde gözlenen diğer özellikler arasında sayılabilir.
Performans, basit bir tanımlama ile bilmek, yapabilmek ve istemektir. Bir organizasyonda bireylerin ve ekiplerin yüksek performansla çalışmalarının sağlanabilmesi için çalışanlar;
İşlerini bilmelidirler : İşe odaklanmalıdırlar.
İşlerini yapabilmelidirler : Yetkinlikler kazanmalıdırlar.
İşlerini sevmelidirler : Kendilerini işlerine adamalıdırlar.
Bu nedenle; yöneticiler, çalışanlarının işlerinin teknik ve mesleki bilgilerine sahip olmasını ve bu bilgilerini uygulayabilmelerini isterler. Bunun için eleman seçme ve yerleştirme aşamasında gereken dikkatin gösterilmesi bir avantaj sağlayabilir. Ayrıca, çalışanlara eğitim ve yetiştirme yoluyla bilgi ve beceri kazandırılabilir. Kurslar, seminerler, okullar ve sertifika programları bunu sağlayabilirler. Yetkinlik, eğitimin yanısıra deneyimle geliştirilen becerileri ifade eder. Belirli bir süre pratik yapma ve bir ustayla (coach) çalışma durumunda yetkinlikler geliştirilebilir.
Bu durumda, olumlu zihinsel tutum, işe adanma, işi sevme, çalışma ve başarma arzusu gibi duyguların yaratılması önemli bir performans önkoşulu olarak ortaya çıkmaktadır. Gerçekten, sporda, sanatta ya da iş yaşamında başarılı olmuş ekiplerin ortak özellikleri ile ilgili inceleme ve değerlendirmelerde inanç, azim, cesaret, sabır, moral, motivasyon, isteklilik, güven, coşku, hırs, kararlılık, dayanışma, iletişim ve anlayış gibi özellikler öne çıkmaktadır. Bu durumda, proje ekip yöneticilerinin iş ortamında bu duygusal boyutları geliştirmek, bir "ekip ruhu" oluşturmak ve bir "kültür" yaratmak için bilinçli ve sistematik bir girişimde bulunmaları gerekmektedir. Diğer bir ifadeyle, proje çalışanlarının aralarında açıklık ve güvene dayalı bir iletişimin ve işbirliği ortamının oluşmasına ve yüksek motivasyon sağlanmasına yardımcı olacak bir girişimde bulunmak proje yöneticilerinin görevidir.
Böyle bir girişim, proje ekibinin elemanları için şehir dışında ve doğanın uyarıcılığından yararlanılabilecek bir ortamda iyi tasarlanmış bir outdoor eğitimle gerçekleştirilebilir. Bu eğitimde çalışanların bilinçlerine ve duygularına birlikte hitap edecek bir yaklaşım gerekir. Outdoor eğitimlerde kullanılan Deneyerek Öğrenme Yaklaşımı, insanların fiziksel, zihinsel ve duygusal olarak etkilenmelerini sağlayarak kalıcı mesajlar verebilmektedir. Deneyerek öğrenme, otel bahçelerindeki basit oyunlardan survival training'e kadar uzanan bir yelpaze gösterir. Ancak, gerçek öğrenme bu spektrumun ortalarında sağlanmaktadır. Basit olanlar, oyun ve eğlenceden öteye geçmezken fiziksel anlamda zorlayıcı programlar belki macera tutkusuna ve heyacan arayışına cevap vermekte, ancak zihinsel ve duygusal anlamda öğrenme ve gelişmeye fazlaca bir katkı sağlamamaktadır.
Özet ve sonuç olarak, yüksek performanslı proje ekiplerinin güven, iletişim, anlayış, paylaşım, motivasyon, yaratıcı düşünme gibi özelliklerinin geliştirilmesi ve hedeflerine daha etkili ulaşabilmesi için bu amaçlara yönelik aktivitelerle tasarlanmış ve geliştirilmiş eğitimler gereklidir.